Kostnads- och betalningsbegrepp

I företagsekonomin är kostnad, utgift och utbetalning tre olika händelser, fast vardagsspråket använder orden som synonymer. En utgift uppstår när företaget får en faktura från en leverantör, en utbetalning när företaget betalar och en kostnad när resursen förbrukas. Kostnaden är värdet av en förbrukad resurs under en viss period.

På intäktssidan finns samma tre steg. En inkomst uppstår när företaget skickar en faktura till kunden, en inbetalning när kunden betalar och en intäkt när prestationen levereras. Intäkten är värdet av en levererad prestation under en viss period.

Händelserna kan sammanfalla, som när en kund betalar kontant när varan lämnas över, men behöver inte göra det. Periodens resultat bygger på det som levererats och förbrukats under perioden:

$$\text{Resultat} = \text{intäkter} - \text{kostnader}$$

Inbetalningar minus utbetalningar är i stället periodens kassaflöde, ett annat mått.

En maskin är en utgift när den köps, men den förbrukas under hela sin nyttjandeperiod. Utgiften fördelas därför som kostnad med avskrivningar, för en maskin utan restvärde till exempel med $\text{anskaffningsvärdet}/\text{nyttjandeperioden}$ varje år.

Material som läggs i lager är på samma sätt en utgift som ännu inte är en kostnad. Det blir kostnad först när det tas ur lagret och förbrukas. Kostnaden kan också komma före utgiften, som när el som förbrukas i december faktureras i januari. Mellan utgift och utbetalning ligger leverantörskrediten, och mellan inkomst och inbetalning kundkrediten. Därför kan ett företag gå med vinst och samtidigt få slut på pengar.

Kostnader delas också in efter hur de beror på volymen $q$. Rörliga kostnader, som material, ändras med volymen. De kan vara proportionella, så att varje styck kostar lika mycket, progressiva, så att varje extra styck kostar mer, till exempel vid övertid, eller degressiva, så att varje extra styck kostar mindre, till exempel tack vare mängdrabatter. Fasta kostnader, som lokalhyra, är oberoende av volymen inom ett kapacitetsintervall. När en ny maskin eller ett nytt skift behövs stiger de i ett trappsteg och ligger sedan fast igen. Inom intervallet ändras de inte med volymen och kan därför inte vara progressiva.

Med fasta kostnader $\text{FK}$ och proportionella rörliga kostnader $\text{RK/st}$ per styck är den totala kostnaden

$$\text{TK} = \text{FK} + \text{RK/st} \cdot q$$

och styckkostnaden $\text{TK}/q = \text{FK}/q + \text{RK/st}$. Den rörliga delen per styck är densamma vid alla volymer, men den fasta delen sjunker när volymen ökar, eftersom samma fasta belopp fördelas på fler enheter.

Ett kalkylobjekt är det som kostnaderna ska beräknas för, till exempel en produkt, en order eller en maskintimme. En direkt kostnad kan hänföras direkt till kalkylobjektet, som direkt material, alltså det material och de komponenter som ingår i produkten, och direkt lön. En indirekt kostnad, en omkostnad, delas av flera kalkylobjekt och måste fördelas, ofta via kostnadsställen och påläggssatser. Material- och tillverkningsomkostnader, som arbetsledning och lokaler, kan inte hänföras direkt till en viss produkt.

Sär- och samkostnader definieras i förhållande till ett beslut. En särkostnad uppstår eller ändras om beslutet fattas, medan en samkostnad inte påverkas av beslutet. En särintäkt är den intäkt som beslutet ger. Täckningsbidraget är $\text{TB} = \text{särintäkter} - \text{särkostnader}$, och bidragskalkylen antar att de rörliga kostnaderna är särkostnader.

En arbetsledares lön är alltså indirekt för varje produkt men direkt för avdelningen, och den är en samkostnad när en extra order övervägs men en särkostnad när avdelningen kan läggas ner. Produktkalkyler byggda på de här begreppen används för att sätta priser, bedöma produkters lönsamhet och beräkna kostnaderna för en produkt i förväg.

Ett bageri köper i januari en ugn för 162 000 kr och betalar den direkt. Ugnen används i sex år utan restvärde, så årets kostnad är avskrivningen $162\,000/6 = 27\,000\ \text{kr}$. Under året kommer fakturor på råvaror för 210 000 kr, varav 190 000 kr betalas. Råvaror för 192 000 kr bakas in i bröd och resten ligger i lager vid årsskiftet. Löner och hyra på 380 000 kr förbrukas och betalas under året. Bageriet levererar bröd för 740 000 kr, och av det har kunderna 30 000 kr kvar att betala.

Årets resultat räknas med intäkter och kostnader:

$$\text{Resultat} = 740\,000 - (27\,000 + 192\,000 + 380\,000) = 141\,000\ \text{kr}$$

Kassaflödet räknas med betalningarna:

$$\text{Kassaflöde} = (740\,000 - 30\,000) - (162\,000 + 190\,000 + 380\,000) = -22\,000\ \text{kr}$$

Skillnaden har fyra orsaker. Ugnens utbetalning överstiger årets avskrivning med 135 000 kr, lagret på 18 000 kr är utgift men inte kostnad, leverantörsskulden på 20 000 kr är utgift men inte utbetalning och kundfordringen på 30 000 kr är intäkt men inte inbetalning. Tillsammans ger de $-135\,000 - 18\,000 + 20\,000 - 30\,000 = -163\,000\ \text{kr}$, precis skillnaden mellan kassaflödet och resultatet.

En cykelverkstad har fasta kostnader på 42 000 kr i månaden för hyra, verktyg och en mekanikers lön. Varje service kostar dessutom 180 kr i reservdelar och förbrukningsmaterial, en proportionell rörlig kostnad. Vid 150 och 300 servicer i månaden blir total kostnad och styckkostnad

$$\begin{aligned} q = 150 &: \quad \text{TK} = 42\,000 + 180 \cdot 150 = 69\,000\ \text{kr}, \quad \text{TK}/q = 460\ \text{kr/st} \\ q = 300 &: \quad \text{TK} = 42\,000 + 180 \cdot 300 = 96\,000\ \text{kr}, \quad \text{TK}/q = 320\ \text{kr/st} \end{aligned}$$

Dubbel volym halverar den fasta kostnaden per service, från $42\,000/150 = 280\ \text{kr}$ till $42\,000/300 = 140\ \text{kr}$, medan den rörliga kostnaden ligger kvar på 180 kr. Mekanikern hinner dock högst 300 servicer i månaden. För att göra 375 måste verkstaden anställa en mekaniker till för 33 000 kr i månaden, och de fasta kostnaderna stiger i ett trappsteg till 75 000 kr. Då blir styckkostnaden $(75\,000 + 180 \cdot 375)/375 = 380\ \text{kr/st}$, högre än vid 300 servicer. Styckkostnaden sjunker alltså bara inom ett kapacitetsintervall.

Det vanligaste felet är att låta vardagsspråket styra. När en leverantörsfaktura kommer uppstår en utgift, inte en kostnad. Kostnaden uppstår när resursen förbrukas, före, samtidigt med eller långt efter fakturan, och intäkten när prestationen levereras, inte när kunden betalar.

Det andra felet är att behandla direkt, indirekt, sär och sam som egenskaper hos själva kostnaden. Frågan är alltid direkt i förhållande till vilket kalkylobjekt och sär i förhållande till vilket beslut. Tillverkningsomkostnader kan inte hänföras direkt till en enskild produkt, och direkt material omfattar inte kostnaden för att hantera materialet eller förbrukningsmaterial i produktionen.

Det tredje felet gäller volymen. De totala fasta kostnaderna kan inte vara progressiva, medan den fasta kostnaden per styck, $\text{FK}/q$, sjunker när volymen ökar. En styckkostnad från en annan volym ger därför fel total kostnad. Räkna i stället $\text{TK} = \text{FK} + \text{RK/st} \cdot q$ med den aktuella volymen.