Bokföring och moms

Redovisning är i företagsekonomiska sammanhang registrering, bearbetning och rapportering av affärshändelser, alltså av de köp, försäljningar, betalningar och lån som ändrar företagets ekonomi. Den externa redovisningen riktar sig till ägare, långivare, Skatteverket och andra utanför företaget och är lagstyrd genom bokföringslagen och årsredovisningslagen. Den interna redovisningen, till exempel kalkyler och budgetar för styrningen, är frivillig.

Den externa redovisningen sammanfattas i balansräkningen, som visar ställningen vid en tidpunkt, och resultaträkningen, som visar periodens intäkter och kostnader. Balansräkningen bygger på balansekvationen

$$\text{Tillgångar} = \text{Eget kapital} + \text{Skulder}$$

Vänstersidan visar vad företaget har, och högersidan visar hur det är finansierat: med ägarnas pengar eller med lånade. Varje affärshändelse ändrar minst två poster så att likheten består. Ett banklån ökar både tillgångarna och skulderna, och när en kund betalar en faktura byter en tillgång bara form, från kundfordran till pengar på banken.

Dubbel bokföring innebär att varje affärshändelse bokförs på minst två konton, med lika stora belopp i debet som i kredit. Det betyder inte att bokföringen förs i två böcker, två gånger eller av två personer. Ett konto har en debetsida till vänster och en kreditsida till höger, och en kontering anger vilka konton som debiteras och krediteras och med vilka belopp. Eftersom $\text{summa debet} = \text{summa kredit}$ för varje händelse gäller det också för hela bokföringen, vilket är en inbyggd kontroll.

Vilken sida som ökar ett konto följer av balansekvationen. Årets resultat är intäkter minus kostnader och hör till eget kapital, så med eget kapital vid årets början kan ekvationen skrivas

$$\text{Tillgångar} + \text{Kostnader} = \text{Eget kapital} + \text{Skulder} + \text{Intäkter}$$

Allt på vänstersidan ökar i debet: tillgångskonton och kostnadskonton, som kursen också kallar utgiftskonton. Allt på högersidan ökar i kredit: eget kapital, skulder och intäktskonton, som kallas inkomstkonton. Ett konto minskar på den motsatta sidan, så ett inkomstkonto minskar i debet och en skuld minskar när den debiteras, till exempel när den betalas.

De flesta svenska företag använder BAS-kontoplanen, där kontots första siffra anger kontoklassen. Klass 1 är tillgångar, till exempel maskiner, varulager, kundfordringar och bank. Klass 2 är eget kapital, obeskattade reserver, avsättningar och skulder, bland annat leverantörsskulder, banklån och momskontona. Klasserna 1 och 2 bildar balansräkningen.

Klasserna 3 till 8 bildar resultaträkningen. Klass 3 är rörelsens intäkter, främst försäljning. Klass 4 är kostnader för material och varor, klasserna 5 och 6 övriga externa kostnader som hyra och frakt, och klass 7 personalkostnader och avskrivningar. Klass 8 samlar finansiella intäkter och kostnader, bokslutsdispositioner, skatt och till sist årets resultat, $\text{intäkter} - \text{kostnader}$, som förs över till eget kapital i balansräkningen.

Mervärdesskatt, moms, tas ut på det mervärde som tillförs i varje led och bärs i sista hand av konsumenten. Ett företag lägger moms på sin försäljning och betalar moms på sina inköp. Momsen räknas på nettobeloppet, priset utan moms:

$$\text{Moms} = \text{momssats} \cdot \text{nettobelopp}$$

Normalsatsen är 25 procent, och vissa varor och tjänster har 12 eller 6 procent. Vid 25 procent betalar kunden bruttobeloppet $1{,}25 \cdot \text{nettobeloppet}$. Ur ett belopp med moms fås momsen som $\text{bruttobelopp} \cdot 0{,}25/1{,}25 = 0{,}20 \cdot \text{bruttobelopp}$, alltså en femtedel av bruttobeloppet.

Moms som läggs på försäljningen kallas utgående moms. Den tillhör staten, är en skuld och krediteras, även när en tjänst säljs på kredit. Moms på inköpen kallas ingående moms. Den får dras av, är en fordran på staten och debiteras. Vid momsredovisningen betalar företaget skillnaden:

$$\text{Momsskuld} = \text{utgående moms} - \text{ingående moms}$$

Är den ingående momsen störst får företaget tillbaka mellanskillnaden. Försäljning och inköp bokförs utan moms på intäkts- och kostnadskontona, så momsen ingår aldrig i resultatet.

En nystartad snickerifirma tar ett banklån på 240 000 kr som sätts in på företagets bankkonto. Tillgången bank och skulden banklån ökar lika mycket:

$$\begin{array}{l l r} \text{Bank} & \text{debet} & 240\,000\ \text{kr} \\ \text{Banklån} & \text{kredit} & 240\,000\ \text{kr} \end{array}$$

Firman köper virke mot faktura för 36 000 kr exklusive moms. Den ingående momsen är $0{,}25 \cdot 36\,000 = 9\,000\ \text{kr}$, och leverantören ska ha 45 000 kr. Inköpet är en kostnad och momsen en fordran, båda i debet, medan skulden till leverantören ökar i kredit:

$$\begin{array}{l l r} \text{Inköp av material} & \text{debet} & 36\,000\ \text{kr} \\ \text{Ingående moms} & \text{debet} & 9\,000\ \text{kr} \\ \text{Leverantörsskulder} & \text{kredit} & 45\,000\ \text{kr} \end{array}$$

Sedan säljer firman en köksinredning mot faktura för 56 000 kr exklusive moms. Den utgående momsen blir $0{,}25 \cdot 56\,000 = 14\,000\ \text{kr}$, och kunden ska betala 70 000 kr. Kundfordran ökar i debet, och försäljningen och momsskulden ökar i kredit:

$$\begin{array}{l l r} \text{Kundfordringar} & \text{debet} & 70\,000\ \text{kr} \\ \text{Försäljning} & \text{kredit} & 56\,000\ \text{kr} \\ \text{Utgående moms} & \text{kredit} & 14\,000\ \text{kr} \end{array}$$

Eftersom affärerna sker på kredit berörs banken än så länge bara av lånet.

När kunden betalar sina 70 000 kr ökar banken och kundfordran minskar. Tillgångarna byter bara form, och resultatet påverkas inte:

$$\begin{array}{l l r} \text{Bank} & \text{debet} & 70\,000\ \text{kr} \\ \text{Kundfordringar} & \text{kredit} & 70\,000\ \text{kr} \end{array}$$

Firman betalar sedan leverantören 45 000 kr, vilket minskar både banken och skulden. I slutet av perioden redovisas momsen. Den utgående momsen var 14 000 kr och den ingående 9 000 kr, så

$$\text{Momsskuld} = 14\,000 - 9\,000 = 5\,000\ \text{kr}$$

Momskontona nollställs genom att skulden debiteras och fordran krediteras, och skillnaden betalas från banken:

$$\begin{array}{l l r} \text{Utgående moms} & \text{debet} & 14\,000\ \text{kr} \\ \text{Ingående moms} & \text{kredit} & 9\,000\ \text{kr} \\ \text{Bank} & \text{kredit} & 5\,000\ \text{kr} \end{array}$$

I praktiken går beloppet ofta via företagets skattekonto. Som kontroll är resultatet $56\,000 - 36\,000 = 20\,000\ \text{kr}$, och banken har ökat med $240\,000 + 70\,000 - 45\,000 - 5\,000 = 260\,000\ \text{kr}$. Tillgångarna har alltså ökat med 260 000 kr, skulderna med lånets 240 000 kr och eget kapital med resultatets 20 000 kr, så balansekvationen håller. Av kundens 14 000 kr i moms gick 9 000 kr till leverantören och 5 000 kr till staten, utan att röra resultatet.

Det vanligaste felet är att byta plats på ingående och utgående moms. Ingående moms följer med inköpen in i företaget och är en fordran i debet, utgående moms följer med försäljningen ut och är en skuld i kredit. Orden syftar alltså inte på periodens början och slut. Momsen är heller ingen kostnad eller intäkt: försäljningskontot krediteras med nettobeloppet, och kundfordran debiteras med bruttobeloppet.

Det andra felet är att vända debet och kredit för skulder. Skulder, även långfristiga, ökar i kredit och minskar i debet, precis som eget kapital. Intäktskonton ökar i kredit och minskar alltså i debet, medan kostnadskonton ökar i debet.

Det tredje felet är att bokföra mot banken när affären sker mot faktura. Då ska kundfordringar eller leverantörsskulder användas, och banken berörs först vid betalningen. Kontrollera till sist varje kontering med $\text{summa debet} = \text{summa kredit}$, och kom ihåg att det bara är den externa redovisningen som lagen kräver.